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Öffentliche Ausschreibungen: Verfahrenssicherheit – ein wichtiges Element für erfolgreiche Ausschreibungsprojekte
Autor: Jürgen Meer
Die Teilnahme an Vergabeverfahren wird von vielen Unternehmen oftmals als schwierig beherrschbar, frustrationsfördernd und aufwandsintensiv eingestuft.
Allerdings bietet sich für jedes Bieterunternehmen die Möglichkeit, durch eine gute Kenntnis der normativen Vorschriften und Gesetze des Vergaberechts sowie dem konsequenten Auf- und Ausbau der eigenen Verfahrenssicherheit, diese Vorurteile wirksam zu umgehen.
Die Verfahrenssicherheit beschreibt dabei alle Elemente, die erforderlich sind, um einen Vertriebsprozess an die besonderen Anforderungen für die Bearbeitung des Marktes der öffentlichen Auftraggeber anzupassen.
Die Verfahrenssicherheit selbst, bezieht sich auf zwei Bereiche:
- organisationsbezogene Verfahrenssicherheit
- ablaufbezogene Verfahrenssicherheit
Ziel der Verfahrenssicherheit
Für die wirkungsvolle Umsetzung einer ÖA-Strategie ist es unerlässlich, dass sowohl die Aufbau- als auch die Ablauforganisation eines Bieterunternehmens mit einbezogen werden.
Es wird nicht gelingen, ein solch aufwendiges Vorhaben nur in Form einer Absichtserklärung beziehungsweise als theoretischen Baustein in der Gesamtstrategie eines Unternehmens zu verankern, ohne dabei auch die Implementierung eines zum Unternehmen passenden Ablaufprozesses vorzunehmen.
Organisationsbezogene Verfahrenssicherheit
Diese Form der Verfahrenssicherheit sorgt für eine gute Verankerung des ÖA-Geschäftsfeldes in der unternehmerischen Gesamtstrategie. Das bedeutet, dass zu diesem Geschäftsfeld ein passendes Vermarktungskonzept mit einem darauf abgestimmten Vertriebssystem erstellt wird.
Die Ziele für eine organisationsbezogene Verfahrenssicherheit sind dabei:
- Das Konzept für Vermarktung und Vertrieb ist erstellt und die Besonderheiten des ÖA-Geschäftsfeldes sind berücksichtigt.
- Die Bildung einer tragfähigen und durchgängigen Umsetzungsbasis durch Einbindung der kompletten Leitungsebene ist erfolgt (Ziel: Alle Mitglieder der Leitungsebene sind informiert und kennen ihre Rollen und Funktionen).
- Die Erstellung und Implementierung der erforderlichen Organisationsanweisungen ist vorgesehen (Ziel: Alle erforderlichen Bereiche und die entsprechenden Mitarbeiter sind informiert und kennen ihre Rollen und Funktionen).
- Der Qualifizierungsbedarf für Mitarbeiter und Organisation ist ermittelt und umsetzungsbereit.
- Der Zeitbedarf für den Gesamtplan ist realistisch angesetzt und verabschiedet.
- Ein Verfahren zur Steuerung der Implementierungsschritte ist festgelegt und eine entsprechend verantwortliche Person als Projektleitung benannt.
- Analyse, Konzepterstellung und Umsetzung werden nachvollziehbar dokumentiert.
Ablaufbezogene Verfahrenssicherheit
Dieser Aspekt befasst sich mit den Regelungen für die operative Umsetzung von ÖA-Ausschreibungsprojekten in einer Vertriebsorganisation.
Diese Form der Verfahrenssicherheit bezieht sich vor allem auf die Entwicklung und den Ablauf von konkreten Umsetzungsschritten, die zur Durchführung von Ausschreibungsprojekten erforderlich sind. Wie diese sechs Umsetzungsschritte von den Grundlagen des Vergaberechts bis zu den abschließenden Überlegungen einer Angebotstaktik im Detail aufgebaut sind, wird beispielsweise im JUROR-Beratungskonzept ausführlich beschrieben.
Weitere Aspekte für die Verfahrenssicherheit
Ergänzend zur organisationsbezogenen und ablaufbezogenen Verfahrenssicherheit sollen an dieser Stelle noch einmal zwei weitere, wichtige Bausteine für den Aufbau einer guten Verfahrenssicherheit beleuchtet werden:
- vergabebezogenes Know-how
- Prozessausrichtung
- Bildung eines Bearbeitungsteams
Vergabebezogenes Know-How
Die Bearbeitung von ÖA-Ausschreibungen kann nur dann erfolgreich gelingen, wenn die Besonderheiten dieser speziellen Beschaffungsart in vollem Umfang bekannt sind.
Wer keine Kenntnisse zur Handhabung relevanter Herausforderungen wie beispielsweise den unterschiedlichen Verfahrensarten, den Spielregeln zu Fristen, der Ausfertigung von Nachweisen und Bescheinigungen oder der Formierung von Bieterkonstellationen hat, wird vermutlich keinen großen Erfolg bei Vergabeprojekten erzielen.
Prozessausrichtung
Immer wieder ist zu beobachten, wie viele Vorurteile über das Verfahrenskonzept ÖA-Vergaben kursieren, obwohl sich bei genauerem Hinsehen schnell zeigt, dass die allermeisten Fehler nicht durch die regulativen Vorgaben des Vergaberechts entstehen, sondern durch die mangelhafte operative Umsetzung im vertrieblichen Tagesgeschäft.
Deshalb ist es sehr empfehlenswert, den Fokus auf die Prozessausrichtung des Bieterunternehmens zu lenken.
Es existiert in vielen Unternehmen schlicht und ergreifend kein definierter Prozess für die Bearbeitung von Ausschreibungsprojekten. Dieser Umstand führt dann immer wieder zu Situationen, in denen konkrete Bearbeitungsschritte bei zeitlich versetzten Vergabeprojekten, von Grund auf neu gestaltet und durchgeführt werden. Wenn dann hinzukommt, dass diese Bearbeitungen durch wechselnde Personenkreise erfolgen, wird schnell klar, dass hier ein enormes Potenzial für Fehler und Ineffizienz – mit anderen Worten: Ressourcenverschwendung –vorhanden ist.
Bildung eines Bearbeitungsteams
Zum Aufbau einer guten Verfahrenssicherheit gehört auch die Benennung und Etablierung eines verantwortlichen Bearbeitungsteams. Diese Gruppe kann dabei entweder in Form einer festen organisatorischen Strukturierung aufgebaut werden oder in Form eines temporären Einsatzteams, welches sich immer nur im tatsächlichen Bedarfsfall zusammenfindet. Die wichtigsten Aufgaben des Bearbeitungsteams sind:
- Aufbau einer zuverlässigen Informationsgewinnung
- Aufbau einer unternehmensgerechten Ablauforganisation durch entsprechende Prozessabläufe
- eindeutige Regelung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
- Integration der Entscheidungsebenen in diese Abläufe
- Bearbeitung und Erstellung des Wettbewerbsbeitrages
Fazit
Der Aufbau einer guten Verfahrenssicherheit ist ein wichtiger Schlüssel für erfolgreiche Ausschreibungsprojekte. Die organisation- und ablaufbezogene Verfahrenssicherheit sorgen dafür, dass ein Bieterunternehmen sich von einem passiven „Mitmacher“ zu einem aktiven und proaktiv agierenden und prozesssicheren Anbieter verändern kann.
Autorenkontakt:
Jürgen Meer
Steinbeis-Beratungszentrum Prozess- und Vertriebsberatung
Alte Weberei 13
78479 Reichenau (Baden)
Tel.: +49 172 2963112
E-Mail: juergen.meer@stw.de
Die Steinbeis Consulting Group (SCG) Marketing & Sales steht Ihnen für weitere Informationen zu den verschiedenen Beratungsleistungen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
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