Autor: Jürgen Meer
Die Teilnahme an Vergabeverfahren wird von vielen Unternehmen oftmals als schwierig beherrschbar, frustrationsfördernd und aufwandsintensiv eingestuft und gerne mit Vorurteilen belegt.
Aussagen wie: „Die Bearbeitung von Ausschreibungen ist viel zu zeitaufwändig und kann nur mit einem sehr viel höheren Aufwand als die Erstellung von normalen Angeboten durchgeführt werden“ oder „Jede Ausschreibung ist wie ein Überraschungs-Ei, kein Mensch weiß, was da als Ergebnis herauskommt“ sind nur einige der Evergreens aus der erstaunlich langlebigen Liste der Ausschreibungs-Vorurteile.
Diese Ansichten verhindern leider oft einen realistischen Blick auf diesen speziellen Markt, der für alle Unternehmen attraktiv ist, die bereit sind, sich die besonderen Rahmenbedingungen für die zielführende und erfolgreiche Marktbearbeitung anzueignen und anzuwenden.
Ausgangssituation
Wenn man sich dem Markt der öffentlichen Auftragsvergabe sachlich nähert, ist zunächst einmal festzustellen, dass die öffentlichen Auftraggeber Jahr für Jahr ein sehr beachtliches Auftragsvolumen für die Beschaffung ausgeben.
Über die Höhe des genauen Beschaffungsvolumens gibt es keine ganz eindeutigen Zahlenerhebungen, allerdings gehen die meisten Experten davon aus, dass öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder und Kommunen sowie zahlreiche weitere öffentliche Institutionen) allein in Deutschland jedes Jahr Waren und Dienstleistungen in einem Umfang von 350 bis 500 Milliarden Euro über Ausschreibungen vergeben. Weitet man die Marktbetrachtung auf den Gesamtraum der Europäischen Union aus, ist von einem jährlichen Gesamtbeschaffungsvolumen von rund 2 Billionen Euro auszugehen.
Warum tun sich viele Unternehmen – trotz des attraktiven Marktvolumens – schwer, aktiv und nachhaltig an Vergabeverfahren zu beteiligen? Die Antwort findet sich, wenn man die Voraussetzungen für die Bearbeitung des Marktes genauer betrachtet.
Besondere Rahmenbedingungen für die Marktbearbeitung
Die Bearbeitung von öffentlichen Auftragsvergaben folgt einer anderen regulativen Verfahrensbasis als das klassische B2B-Geschäft. Im Vergabeverfahren gibt es zwei teilnehmende Seiten. Zum einen die den Auftrag vergebenden Stellen, die eine Leistung benötigen, auf der anderen Seite stehen die Bieter, die ihre Leistungen auf diesem Markt anbieten und den Zuschlag erhalten möchten.
Beide Seiten dieses wettbewerblichen Verfahrens begegnen sich auf Basis der haushaltsrechtlichen Vorschriften und insbesondere der verfahrenslenkenden Vorgaben des Vergaberechts.
Für die Bieterunternehmen bedeutet dies, dass sie sich mit den Vorschriften und Regelungen des Vergaberechts befassen müssen, da dieses die gesetzliche Grundlage für die Leistungsbeschaffung und somit für die Durchführung einer Vergabe bei öffentlichen Auftraggebern bildet.
Welche Schwierigkeiten gibt es?
Die normativen Vorschriften und Gesetze des Vergaberechts bilden keinen starren Rahmen, der nur einen einzigen und somit komplett standardisierten Ablauf zulässt, sondern eine flexible Umgebung, die einem öffentlichen Auftraggeber durchaus variable Ansätze für die Durchführung von Ausschreibungen erlaubt.
Allerdings führt diese Variabilität auch zu Schwierigkeiten, Herausforderungen und Problemen in der praktischen operativen Anwendung der Vorschriften und oftmals zu unbefriedigenden und erfolglosen Verfahrensverläufen – vor allem dann, wenn die erforderliche Verfahrenssicherheit auf einer der beiden Seite oder – im Extremfall – auf beiden Seiten nicht gegeben ist.
Mangelnde Verfahrenssichert ist eine der Hauptursachen, die bei Vergabeprojekte zu keinem, einem falschen oder unwirtschaftlichen Zuschlagsergebnis beim öffentlichen Auftraggeber beziehungsweise zu einem erfolglosen oder mit zu hohem Aufwand erstellten Angebot auf der Anbieterseite führen.
Wie kann ein Bieterunternehmen die Schwierigkeiten vermeiden?
Damit eine nachhaltige und funktionierende Marktbearbeitung bei einem Bieterunternehmen gelingt, hat sich die Einführung einer prozessorientierten Herangehensweise sehr bewährt. Dabei sollten im ersten Schritt folgende Fragen geprüft und beantwortet werden:
- Haben wir eine passende Organisationstruktur für die Bearbeitung des ÖA-Marktes?
- Haben wir eine gut funktionierende und prozessorientierten Ablauforganisation?
- Unterstützen alle im Unternehmen beteiligten Personen und Organisationseinheiten das Vorhaben mit (Schaffung eines positiven Binnenklimas; beginnend bei der Geschäftsleitung bis hin zu den operativen Einheiten!)
- Verstehen wir die Zusammenhänge zwischen den juristischen, regulativen Vorgaben des Vergaberechts und den organisatorischen und prozeduralen Anforderungen einer Unternehmensorganisation.
- Können wir diese Zusammenhänge effektiv umsetzen – Stichwort: Verfahrenssicherheit!
Welche Vorteile bietet eine prozessorientierte Herangehensweise?
Die Etablierung einer Prozessstruktur für die Bearbeitung des Marktes der öffentlichen Auftraggeber ist kein unternehmerischer Selbstzweck, sondern soll die Basis für eine effiziente und nachhaltige Teilnahme an öffentlichen Vergaben schaffen und sicherstellen, daß folgende vier Hauptziele erreicht werden:
- Das Bieterunternehmen ist rechtzeitig über die relevanten Ausschreibungen informiert.
- Das Bieterunternehmen kann die eigenen und die Verfahrensrisiken benennen und richtig einschätzen.
- Das Bieterunternehmen ist in der Lage, die Wettbewerbsunterlagen effizient und effektiv zu erstellen.
- Das Bieterunternehmen kann juristische und taktische Elemente erfolgswirksam einsetzen.
Bringt eine prozessorientierte Ausrichtung Zuschlagssicherheit?
Wenn ein Bieter bei einer Ausschreibungsteilnahme keinen Zuschlag auf sein Angebot bekommt ist das ärgerlich. Allerdings ist dabei immer zu beachten, dass ein Vergabeverfahren ein geheimer Wettbewerb ist, mit dem Ziel, dass ein öffentlicher Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot zu seinem Leistungsbedarf ermittelt. Kein Anbieter erhält immer einen Zuschlag auf seine Angebote im Rahmen öffentlicher Vergabeverfahren (allerdings gilt das auch für den B2B Bereich!).
Die prozessorientierte Ausrichtung sorgt bei einem Bieterunternehmen dafür, dass die eigenen Wettbewerbsbeiträge effizient und mit hoher Qualität erstellt werden können und schafft somit die erforderlichen Voraussetzungen, um sich langfristig und nachhaltig am wirtschaftlich attraktiven und strategisch wichtigen Markt der öffentlichen Auftraggeber zu positionieren.
Die wichtigsten Aspekte – kompakt
- Der Markt der öffentlichen Auftraggeber ist ein interessanter Markt für fast jedes Bieterunternehmer.
- Öffentliche Auftraggeber beschaffen Jahr für Jahr mit hohen Auftragsvolumen.
- Die Auftragsvergabe erfolgt unter besonderen regulativen Verfahrensbedingungen.
- Die prozessorientierte Herangehensweise ist der Erfolgsfaktor für Bieterunternehmen.
Fazit
Die Bearbeitung des Marktes der öffentlichen Auftraggeber ist – entgegen der Liste der Ausschreibungs-Vorurteile – beherrschbar. Die Etablierung einer klaren Prozessstruktur sorgt für eine hohe und nachhaltige Ergebnisqualität. Die Entscheidung zur Teilnahme an öffentlichen Vergaben ist dann nicht mehr der unvorhersehbare Inhalt aus einem „Überraschungs-Ei“, sondern das Ergebnis eines strukturierten Bearbeitungsprozesses, der Risiken und Erfolgschancen transparent aufzeigt und bewertet.
Autorenkontakt:
Jürgen Meer
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Quellenangabe: Bild von Arek Socha auf Pixabay.