Öffentliche Ausschreibungen: – das Konzept für erfolgreiche Ausschreibungsprojekte

Autor: Jürgen Meer

Die Teilnahme an Vergabeverfahren wird von vielen Unternehmen oftmals als schwierig beherrschbar, frustrationsfördernd und aufwandsintensiv eingestuft.

Allerdings bietet sich für jedes Bieterunternehmen die Möglichkeit, durch eine gute Kenntnis der normativen Vorschriften und Gesetze des Vergaberechts sowie dem konsequenten Auf- und Ausbau der eigenen Verfahrenssicherheit, diese Vorurteile wirksam zu umgehen.

Einen guten Ansatz für diesen Weg bietet das Beratungskonzept JUROR. Durch diesen prozessorientierten Ansatz bekommt ein Neueinsteiger eine konkrete Orientierung und Hilfestellung, um selbst strukturiert erste Vergabeprojekte zu bearbeiten. Für erfahrenere Mitarbeiter bietet das Konzept Ideen und Anregungen, um bereits vorhandene Aufbaustrukturen und operative Abläufe auf ihre Effizienz zu überprüfen und im Bedarfsfall auch zu verändern.

Das Ziel des Beratungskonzepts

Wer mit der Bearbeitung von Ausschreibungsprojekten auf Bieterseite betraut wird, steht vor der Herausforderung, sich das entsprechende Wissen anzueignen, um sich in diesem Feld gut und zielgerichtet bewegen zu können und letztendlich erfolgreiche Ergebnisse zu erreichen.

Der Schwerpunkt der meisten, aktuell verfügbaren Beratungs- und Schulungsangebote zielt allerdings vorrangig auf die Vermittlung der Grundlagen des Vergaberechts, das als zentrale Grundlage für öffentliche Ausschreibungen zu Recht eine hohe Aufmerksamkeit genießt. Diese starke Konzentration auf die rechtlichen Rahmenbedingungen lässt allerdings außer Acht, dass für eine effiziente und nachhaltige Umsetzung in vertrieblich arbeitenden Organisationseinheiten deutlich mehr Know-how erforderlich ist, als die ausschließliche Kenntnis der juristischen Grundlagen.

An diesem Punkt setzt das JUROR-Konzept an und weitet das Blickfeld deutlich aus. An die Stelle einer singulären und ausschließlich rechtsfokussierten Betrachtungsweise tritt ein durchgängiger Prozessansatz, der alle Aspekte beleuchtet – von den juristischen Grundlagen bis hin zu den Wirkungselementen für die richtige Angebotstaktik.

Das zugrunde liegende Prozessmodell basiert auf der Verknüpfung von mehreren einzelnen Prozessschritten, durch die sichergestellt wird, dass alle wichtigen Schlüsselfaktoren beleuchtet werden und der aktive Anwender des Konzepts Antworten zu folgenden wichtigen Fragestellungen bekommt:

• Welche juristischen Regelungen und Verfahren sieht das Vergaberecht für die Beschaffung bei öffentlichen Auftraggebern vor?
• Woher bekommt man Informationen und Kenntnis von laufenden Ausschreibungsverfahren?
• Welche Gefahren gibt es bei Ausschreibungsprojekten und wie geht man damit wirkungsvoll um?
• Welche konkreten Schritte sind in einem Prozess zur Unterlagenerstellung zu durchlaufen?
• Wie sieht das Modell für einen passenden Unterlagenbearbeitungsprozess aus?
• Welche Wechselwirkungen bestehen zwischen der juristischen Seite im Rahmen des Vergaberechts und der vertrieblich, organisatorischen Seite einer unternehmerischen Vermarktungsorganisation?
• Welche Maßnahmen und Verhaltensweisen führen zu einer Erhöhung der Zuschlagschance?

Für wen eignet sich das Beratungskonzept ?

Das vorgestellte Konzept eignet sich besonders für Organisationen und Personen, die

• sich an Ausschreibungen konkret durch die Abgabe eines Angebots beteiligen wollen,
• als Neueinsteiger erstmals mit der Aufgabe ÖA-Vertrieb betraut sind und eine praktikable und anwendbare Hilfestellung für die Durchführung erster eigener Projekte suchen,
• planen, einen Geschäftsbereich mit dem Schwerpunkt öffentliche Auftraggeber (ÖA) aufzubauen,
• sich dem Thema ÖA-Vertrieb nähern wollen und erst einmal einen generellen Überblick benötigen, was dafür aus praktischer Vertriebssicht erforderlich ist,
• bereits einen ÖA-Vertrieb haben, diesen aber prozessorientiert ausrichten oder optimieren möchten,
• bereits seit längerer Zeit im ÖA-Bereich arbeiten und neue Ideen und Anregungen suchen,
• als Start-up-Unternehmen bisher keinen Kontakt oder Zugang zum Markt der öffentlichen Auftraggeber hatten.

Die Struktur des – Beratungskonzepts

Das JUROR-Beratungskonzept basiert auf mehreren elementaren Prozessmodulen. Der vollständige Prozessablauf besteht aus insgesamt sechs Schritten, beginnend bei den Grundlagen des Vergaberechts bis hin zu den Vorzügen aus der Wechselwirkung zwischen den juristischen und organisatorischen Elementen. Die einzelnen Prozessmodule sind dabei wie folgt gegliedert:

• Der Trigger– welcher Anlass ist für den Start von Ausschreibungs- und Vergabeprojekte verantwortlich?
• Die Orientierung– welche Wege gibt es, um rechtzeitig von den relevanten Vergabeprojekten Kenntnis zu erlangen?
• Die Bedrohung– welche Gefahren lauern auf dem Weg zu einem erfolgreichen Ausschreibungsprojekt und wie können diese umgangen werden?
• Der Wettbewerbsbeitrag– welche Unterlagen sind notwendig, wie werden diese effektiv erstellt und effizient verwaltet?
• Der Plan– welcher Weg ist für mein Vergabeprojekt der beste?
• Der Bonus– welche positiven Effekte ergeben sich aus der Wechselwirkung zwischen der juristischen und der vertrieblich-operativen Ebene?

Durch die Aufteilung in die unterschiedlichen Prozessmodule kann das JUROR-Beratungskonzept schnell und wirksam auf jede Ausgangssituation bei einem Unternehmen angepasst werden.

Die Vorteile des – Beratungskonzepts

Als Best-Practice Ansatz schließt das JUROR-Konzept die vorhandene Lücke zu einer rein rechtsformalen Ausschreibungsberatung und liefert dem Vertriebspraktiker konkrete Ideen, Impulse und Vorschläge für die tägliche Arbeit durch die Konzentration auf folgende Schwerpunkte:

• Keine Grenzen zwischen Vergaberecht, Vertriebsprozess und Ausschreibungsprojekt – die Besonderheit liegt in der praktischen Verbindung der juristischen Grundlagen des Vergaberechts mit den organisatorischen und prozeduralen Anforderungen für eine wirksame Umsetzung im Vertriebs-/Auftragsvergabeprozess. Die Darstellung der Wechselwirkungen zwischen den vergaberechtlichen, vertrieblich-organisatorischen und verwaltungsrelevanten Aspekten in Ausschreibungsprojekten bildet daher einen wesentlichen Schwerpunkt.
• Der Bieter im Mittelpunkt – das Beratungskonzept befasst sich ausführlich mit dem Prozess der Angebots-/Unterlagenvorbereitung für ein Vergabeverfahren. Die Schwerpunkte liegen dabei auf der praktischen, sinnvollen Anwendbarkeit des Konzepts für die Erstellung von Teilnahmeanträgen oder Angeboten sowie der Verständnisbildung für die Anforderungen beider Seiten (Bieter/Auftraggeber).
• Klare Prozessorientierung – neben der „Übersetzung“ der vergaberechtlichen Verfahrensvorschriften in eine vertriebs-/administrationsgerechte Sprache basiert der Beratungsansatz auf einer klaren Prozessorientierung. Dieses Konzept bietet nicht nur die Möglichkeit zum Aufbau einer gut funktionierenden Aufbau- und Ablauforganisation, sondern auch die Chance, diesen Aufbau und die damit erfolgte Investition langfristig für ein Unternehmen zu sichern und nutzbar zu machen.

Fazit

Die Bearbeitung des Marktes der öffentlichen Auftraggeber ist beherrschbar. Die Etablierung einer klaren Prozessstruktur sorgt für eine hohe und nachhaltige Ergebnisqualität. Die Entscheidung zur Teilnahme an öffentlichen Vergaben lässt sich so in einen strukturierten Bearbeitungsprozess umwandeln, der Risiken und Erfolgschancen transparent aufzeigt und bewertet.

Autorenkontakt:

Jürgen Meer
Steinbeis-Beratungszentrum Prozess- und Vertriebsberatung
Alte Weberei 13
78479 Reichenau (Baden)

Tel.: +49 172 2963112
E-Mail: juergen.meer@stw.de

Die Steinbeis Consulting Group (SCG) Marketing & Sales steht Ihnen für weitere Informationen zu den verschiedenen Beratungsleistungen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

Quellenangabe: Bild von Arek Socha auf Pixabay.

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